この記事ではAsanaの「マイタスク」に対するルール設定について紹介します。
マイタスクで利用できるルールは、プロジェクトで設定できるルールよりも期日やセクション移動に絞られています。
過去 Asanaをご使用頂いていた方は、デフォルト機能として期日による自動振り分けが可能であったかと思いますが、現在は、デフォルトでは自動振り分けが廃止され、お客様にて設定するようになりました。過去のデフォルト機能に比べて振り分けの値等が柔軟に設定できるようになっています。
基本的に新規でタスクを作成すると マイタスクでは“最近の割り当て”セクションに入ります。
ルール機能により、自動振り分けが可能になります。
期日1週間前になったタスクを「来週の作業」セクションに移動する
ルールの作成画面の開き方
1．赤枠 “カスタマイズ” をクリックし、カスタマイズ画面を表示します。
2．青枠 “ルールを追加”をクリックします。
💡ご要件に合わせた“セクション”を作成しルール設定することが可能です。
セクションとは、プロジェクト内のタスクを区分けするものです。図では、“最近の割り当て”“今日”“近日”などとなります。
“ルールを追加” 画面が表示されます。
💡 “期日の接近” “タスクの期限超過” トリガーは、ルール設定後、その期日を迎えた または 超過したタスクに対して適用されます。
したがって、本日期日のタスクを作成しても今日セクションには移動しません。
手動にて対象のセクションに移動する必要があります。
今日期日のものを「今日」セクションに移動する
①「期日の接近→タスクを特定のセクションに移動」を選択します。
②期日の接近 プルダウンメニューから “今日期限”を選択します。
③タスクを特定のセクションに移動 のプルダウンメニューから “今日” を選択します。
④「ルールを作成」をクリックします。
期日3日以内のタスクを「近日」セクションに移動する
①「期日の接近→タスクを特定のセクションに移動」を選択します。
②期日の接近 プルダウンメニューから “カスタム”を選択します。つづいて、その下のプルダウンメニューにて “日”を選択します。日数を “ 3 ” と入力します。
③タスクを特定のセクションに移動 のプルダウンメニューから “近日” を選択します。
④ルールを作成 をクリックします。
期日1週間前になったタスクを「来週の作業」セクションに移動する
①「期日の接近→タスクを特定のセクションに移動」を選択します。
②期日の接近 プルダウンメニューから “カスタム”を選択します。
つづいて、その下のプルダウンメニューにて “日”を選択します。
日数を “ 3 ” と入力します。
③タスクを特定のセクションに移動 のプルダウンメニューから “近日” を選択します。
④ルールを作成 をクリックします。
後回しにしたい仕事に関して
セクションを追加 をクリックします。“後にする”を入力し、セクションを作成します。
“後にする” タスクの判断材料がルール アクション定義にはないため、そのタスクは 手動ドラッグアンドドロップにて “後にするタスク”に追加してください。
ただし、ルールのカスタムルール内にあるアクショントリガーにて定義できるものであれば、対応可能です。