導入体制、チーム
新しくアプリケーションやツールを導入する際に、担当者が孤軍奮闘しても最終的に定着できなかった・・・という話をよく耳にします。やはり、このような状況には担当者を上位者としての支援者、検証協力者としての支援者が必ず必要になります。
そのため、少なくても初期段階から下図の3つの役割のメンバーが参加されることを強く推奨します。
- セッター:方向付けや運用ルールを作り、実際にAsanaを作成する
- ビルダー:Asanaの効果測定や、WhyAsanaの動機付けを推進
- サポーター:チームに利用方法を教えたり、アイデアを出す
※ セッター・サポーターは、業務フローが複数ある場合は、それぞれアサインすると良いでしょう。
、
「Why Asana」 を明確にする
Asanaを使用することで、
- どのような目標(課題の解決など)が達成できるのか?
- 現状は無理でも将来的に可能になるものは何か?
を答えられるようにするのは非常に重要です。
みなさんで独自の答えを考えてみてください。
答えサンプル:
「[チーム名 / 組織名] は Asana を使って [これらのプロジェクトやプロセス] を管理し、[これらの問題点] を解消することで、[これらの目標] を達成します。」
そのためにも、現状の業務、課題を把握することが重要です。
Asanaを検討するきっかけになった課題のうち、特にチームの共感を得られるものをまずは選びましょう。以下に例を挙げておきます。
問題点 | 例 |
---|---|
責任の所在があいまい | アクションアイテムがメールや他のツールの中に埋もれ、チームメイトは期日も自分の担当する仕事も把握していない。 |
コラボレーションが難しい | 別のチームと仕事をすると調和がとれない。チームメイト間の引き継ぎがうまく行かない。 |
プロセスに一貫性がない | 仕事を開始するときは、一から始めている、またはメンバー全員がわずかに違う取り組み方をする。 |
プロジェクト管理が困難 | システムがシンプル過ぎる、または複雑過ぎるため、プロジェクトの計画と進捗の確認が困難である。 |