新しいツールを導入する際に、担当者が孤軍奮闘しても定着しなかった・・・
を防ぐために
その１：体制づくり
これには、支援者の存在が鍵です！
- 担当者の上司
- 検証協力者 etc...
初期段階から、3つの役割を担うメンバーが参画していくことが推奨されます。
- セッター ： 方針や運用ルールを策定し、Asanaへ落とし込む
- ビルダー ： 効果測定や、WhyAsanaの動機付けを検討
- サポーター ： チームに利用方法を教育したり、アイデアを出す
※セッターやサポーターは、業務フローが複数ある場合、それぞれアサインすると良いでしょう。
その２：「Why Asana」 を明確に
将来を見据えたAsanaの評価は、非常に重要です！
みなさんで独自の答えを考えてみてください。
- どのような目標や、課題解決が出来る？
- 将来的に何が良くなる？
＜参考＞サンプル
「[チーム名 / 組織名] は Asana を使って [プロジェクトやプロセス] を管理し、[問題点] を解消することで、[目標] を達成します。」
💡とにかく！
現状の業務課題を認識することが重要です。
Asanaを検討するきっかけになったのは、どういった業務懸念、業務課題からでしょうか。
まずは、チームの共感を得られるものを選びましょう。
○例えば
| 問題点 | 例 |
|---|---|
| 責任の所在が曖昧 | アクションアイテムがメールや他ツール等に分散し、埋もれ、 チーム内で各担当者や担当者間で進捗を把握していない。 |
| コラボレーションが難しい | 別のチームと仕事をすると調和がとれない。チームメンバー間の引き継ぎがうまく行かない。 |
| プロセスに一貫性がない | 標準化が図れていない。メンバー全員がわずかに違う取り組み方をする。 |
| プロジェクト管理が困難 | システムがシンプル過ぎる、または複雑過ぎるため、定着しない。またプラットフォームとして使えない。 |