Asana Business と Asana Enterprise をご利用のお客様は、タイムトラッキング機能をご利用になれます。
タイムトラッキング機能を使えば、タスクの完了にかかる時間を推定したり、実際にかかった時間を記録したりできます。
登録した時間はソートや集計ができます。ワークロードやポートフォリオ、ダッシュボードでも確認できるため、リソース管理の判断材料や、プロジェクトの進捗をリアルタイムで推測するための情報として役立ち、予測や予算管理などでも欠かせない要素となります。
（2023年8月時点の仕様を反映した記事となっています。今後さらに機能改善される予定です）
プロジェクトでタイムトラッキングを有効にする
- 右上隅の「カスタマイズ」をクリックします。
- フィールド→「仕事の時間を測る」を選択します。
- プロジェクトに「推定時間」「実際の時間」フィールドが追加されます。
推定時間フィールドと実際の時間フィールド
推定時間
推定時間の表示形式は「hh:mm」です。登録は時間・分が入力できます。
フィールドをクリックし、例えば、5時間であれば「５」と入力します（半角英数入力)
プルダウンが表示されるので、選択します。
例）5分を登録したい場合：00:05のままEnterを押します。
50時間を登録したい場合：5000と入力すると、50:00に変換されます。
実際の時間
実際の時間を登録できるメンバー
実際の時間は、ログインしているメンバーで登録されます。他のメンバーの時間を登録することは出来ません。
タスクの担当者以外のメンバーでも、そのタスクに対する時間を登録できます。
実際の時間を登録できるタスク
親タスクと、1階層目のサブタスク（子タスク）に登録できます。子タスクに登録した時間は、親タスクに積み上げ集計されます。親タスク、子タスクそれぞれに時間を登録することも可能です。
実際の時間を登録する
実際の時間の登録方法は、2通りあります。
１．直接フィールドに入力する
フィールドをクリックし時間を入力します。入力方法は、推定時間と同じです。
時間登録したい日付を変更したい場合は、「今日」をクリックするとカレンダーが表示されます。
登録した時間・日付は、後からでも変更できます。
２．タイマーで登録する
タイマーを開始をクリックすると、時間計測が開始されます。
計測中はフィールドに■マークが表示され、画面右下に時間とタスク名が表示されます。
止める時は、■を押します。
タイマーをスタートする度、タスクに時間が登録されます。
タイムトラッキングのインポートとエクスポート
時間追跡の値を CSV でインポート / エクスポートすることもできます。
CSVにエクスポートする
1 時間 30 分の値は「1:30」としてエクスポートされます。
2023年8月現在では、エクスポートされた情報に、「時間を登録したメンバー」がありません。
そのため、タスクの担当者と、時間の登録者は同一にすることをお勧めいたします。
Excelで集計する
エクスポートしたデータをExcelで集計する場合、表示書式を「[h]:mm」に設定します。
差異集計を行いたい場合は、数式を下記に設定します。
=TEXT(ABS(実際の時間-推定の時間),IF(実際の時間>推定の時間,"-[h]:mm","+[h]:mm"))
実際の時間が推定時間を超過していた場合、差異は「＋」で表示され、推定時間より少なかった場合は、「ー」で表示されます。
インポート
タイムトラッキングの値をインポートすると、Asana は以下のフォーマットを認識します。
- hh:mm
- _hr _min
- _h _m
数値のみは、時間数であると認識されます。15 という値をインポートすると、15 時間として認識されます。
ダッシュボードで集計する
推定時間、実際時間はダッシュボードで集計できます。
推定時間のチャートを作成
値：「時間の入力」→「推定時間」 を選択します。選択すると値が”Estimated time”と表示されます。
集計期間をフィルターで設定することも可能です。
推定時間の集計期間を設定する
「フィルターを追加」から「日付」→任意の日付を選択します。
例：完了日を設定すると、「過去」が表示されます。
「過去」をクリックすると、プルダウンが表示されます。「範囲」を選択すると、期間が設定できます。
実際の時間のチャートを作成
値：「時間の入力」→「実際の時間」 を選択します。選択すると値が”実際の時間”と表示されます。
集計期間をフィルターで設定することも可能です。
実際の時間の集計期間を設定する
「フィルターを追加」から「日付」→「時間が入力された日付」を選択します。
「過去」が表示されます。
「過去」をクリックすると、プルダウンが表示されます。「範囲」を選択すると、期間が設定できます。
24時間を超えた場合、「〇日,〇時間」と表示されます。
時間で表示したい場合は、数式フィールドを利用します。（Business プランと Enterprise プラン）
チャートを時間表示にする
2023年8月時点では、表示形式の変更が行えないため、数式フィールドを利用します。
時間表示用の数式フィールドの作成
数式フィールドを選択し、「高度なモードに切り替える」をクリックします。
フィールドタイトルを設定し、①フィールドをクリックし、②表示されたプルダウンから、「実際の時間」を選択します。③数式欄に「＃実際の時間」が設定されます。
リストビューでの見え方
24時間を超えると、表示形式が異なります。
タスクの時間
実際の時間：時間表示
数式フィールド：〇日〇時間
ダッシュボードでの見え方
値：カスタムフィールド→数式フィールドで作成した実際の時間を選択します。
プロジェクトのビューでは、実際の時間が2つ表示されることになるので、数式フィールドの方は非表示にすることをお勧めします。
ダッシュボードの参考
例）担当別に推定時間や、実際の時間を集計
例）数式フィールドで差異を作成し、担当別に集計
ポートフォリオで集計
※ポートフォリオで集計するには、フィールドライブリに追加している必要があります。
①ポートフォリオのリストビューで、「＋」をクリックします。
②「集計を追加」タブをクリックし、追加するフィールドを選択します。
③プロジェクト内の値の合計が表示されます。
ポートフォリオのダッシュボード、レポートでも、時間のチャート作成が可能です。（子タスクも集計対象）
ワークロードでは推定の時間を集計可能ですが、サブタスクは表示されません。（2023年8月現在）
2023年の新機能、「プロジェクト横断ワークロード」では、サブタスクも表示可能です。（Enterpriseプラン）