OutlookからAsanaタスクを作成する方法は、2通りあります。
アドインを利用する方法と、Asanaのメールに転送してタスクを作成する方法をご説明します。
OutlookアドインでAsanaタスクを作成する
Outlookアドインからのタスク作成では、コメント欄にメール文が反映されます。
（関連：OutlookにAsanaアドインをインストールする）
メールからタスクを新規作成する
①Asanaタスクにしたいメールを選択し、「Create Asana Task」（新規タスク作成）をクリック
②タスク作成画面が表示、下記設定し「タスクを作成」をクリック
- タスク名：メール件名+"フォローアップ"が自動作成（変更可）
- 担当者：自身が自動設定（変更可）
- 期日：任意（時間は設定できません）
- プロジェクト：未設定の場合は、マイタスクに登録されます。
- 説明：タスクの説明欄
- オプション：メールをコメントとして追加（メール文面が、コメント欄に反映されます）
既存タスクにメールを追加する
①Asanaタスクのコメントに追加したいメールを選択し、「Open Asana Add-in」（Asanaアドインを開く）をクリック
②タスク検索画面が表示
- タスク名を検索しクリック（部分一致で検索可能）
③タスクが表示
「メールをコメントとして追加」・・・メール本文が全てコメント欄に追加されます。
「コメント」・・・コメント欄に書き込み可能。（直接書き込みか、メールの一部分をコピーして貼り付けます）
Asanaのメールアドレスに転送してタスクを作成
Asanaにメールを送信することによって、タスクやメッセージを作成できます。 Asanaに転送できるメールの最大サイズは添付ファイルと合わせて30 MBまでとなっています。
Asanaはメールを次のように解釈します。
| メールアドレスフィールド | タスクフィールド |
|---|---|
| X@mail.asana.com |
マイタスクのメールアドレス |
| X+12・・・・・・@mail.asana.com | プロジェクトのメールアドレス |
| To:フィールドに追加されたアドレス | タスク担当者 |
| CCのメール受信者 | タスクのコラボレーター |
| メールの件名 | タスク名 |
| メールの本文 | タスクの説明 |
| メールの添付ファイル | タスクの添付ファイル |
'x@mail.asana.com'の「x」は変数ではありません。
プロジェクトのメールアドレスを確認する
- プロジェクト名の右側「V」をクリック
- インポートをクリック
- メールをクリック
メールアドレスが表示されるのでコピーします。
メールを送信する
- 宛先（またはCC）にプロジェクトのメールアドレスを設定します。
- 担当者を宛先に設定します。
- コラボレーターをCCに設定します。
- 件名はタスク名になります。
- 本文は説明欄に入ります。
メールを送信します。
プロジェクにタスクが登録される
- プロジェクトの一番左（リストビューの場合は、一番上）のセクションにタスクが作成されます。
- 宛先が担当者になります。
- CCがコラボレーターになります。
- 件名がタスク名になります。
- 本文が説明欄に入ります。
メールのルール機能を活用すれば、特定のメールを自動的にAsanaへ転送することも可能です。