日々多種多様なメールが届き、自らのタスクに関係する依頼メールが
漏れてしまうことも少なくないのではないでしょうか！？
そんなときには、Outlook上でそのままAsanaのタスクを作成し、
漏れを防いでいきましょう！
タスクの作成の仕方をご案内します 📍
アドインを利用する方法と、Asanaへメールを転送してタスクを作成する方法の
2通りあります。
１．OutlookアドインでAsanaタスクを作成する
１－１．OutlookにAsanaアドインをインストールします。
ケース１．タスクを新規作成する
- タスクにしたいメールを選択し、「Create Asana Task」をクリックします。
- メールの右ウインドウに現れた画面からタスクの期日等入力してください。
- タスク名：メール件名+"フォローアップ"が自動作成（編集可）
- 担当者：自身が自動設定（変更可）
- 期日：任意（時間は設定不可）
- プロジェクト：未設定の場合は、マイタスクへ登録
- 説明：タスクの説明欄に反映
- メールをコメントとして追加：メール本文が、コメント欄に反映
ケース２．既存タスクにメールを追加する
💡タスクのコメント欄にメールの本文を追加することが出来ます。
既に作成されたAsanaのタスクに関連するやり取りがメールで行われている等、
コミュニケーションの情報をタスクの情報として持っておきたい場合いんはこの手段が有効的です。
- タスクのコメントに追加したいメールを選択し、「Open Asana Add-in」をクリックします。
- メールの右ウインドウに現れたタスク検索画面から、タスク名を検索します。
（部分一致で検索可能）
- 該当のタスクが表示されたら、「メールをコメントとして追加」をクリックします。
メール本文が全てコメント欄に追加されます。
補足）「コメント」をクリックすると、コメント欄に書き込みが可能です。
直接書き込みか、メールの一部分をコピーして貼り付けます。
２．Asanaのメールアドレスに転送してタスクを作成
💡Asanaへメールを転送することによって、タスクやメッセージを作成できます。
Asanaに転送できるメールの最大サイズは添付ファイルと合わせて30 MBまでとなっています。
Asanaはメールを次のように解釈します。
| メールアドレスフィールド | タスクフィールド |
|---|---|
| X@mail.asana.com | マイタスクのメールアドレス |
| X+12・・・・・・@mail.asana.com | プロジェクトのメールアドレス |
| To:フィールドに追加されたアドレス | タスク担当者 |
| CCのメール受信者 | タスクのコラボレーター |
| メールの件名 | タスク名 |
| メールの本文 | タスクの説明 |
| メールの添付ファイル | タスクの添付ファイル |
'x@mail.asana.com'の「x」は変数ではありません。
📍Asanaへ転送する手順
２－１．メールアドレスを確認する
- プロジェクト名の右側「V」をクリックし、「インポート」から「メール」をクリックします。
メールアドレスが表示されるのでコピーします。
📍マイタスクのメールアドレスの確認の仕方も同様です。
２－２．メールを転送する
- 宛先（またはCC）にプロジェクト（あるいはマイタスク）のメールアドレスを設定します。
- 担当者を宛先に設定します。
- コラボレーターをCCに設定します。
- 件名はタスク名になります。
- 本文は説明欄に入ります。
メールを送信します。
２－３．プロジェクにタスクが登録
- プロジェクトの一番左（リストビューの場合は、一番上）のセクションにタスクが作成されます。
- 宛先が担当者になります。
- CCがコラボレーターになります。
- 件名がタスク名になります。
- 本文が説明欄に入ります。
💡Outlook側の、転送ルール機能を活用すれば、多種多様な条件のもと、
自動的にAsanaへメールを転送・タスク化することも可能です。